Najważniejsze pojęcia, które musi znać każdy audytor wewnętrzny

sty 16, 2022

Najważniejsze pojęcia, które musi znać każdy audytor wewnętrzny

Audytor wewnętrzny w swojej pracy spotyka się z wieloma pojęciami związanymi z dziedziną zarządzania i nie tylko. Jakie pojęcia należą do tych podstawowych, które audytor powinien umieć wyjaśnić o każdej porze dnia? Na pewno można wymienić tu: audyt wewnętrzny, ISO 9001, narzędzia audytowe oraz systemy zarządzania jakością. W tekście postaramy się zdefiniować je, w jak najprostszy sposób.

Audyt wewnętrzny

Audyt wewnętrzny to obiektywna działalność, która pomaga organizacjom w weryfikacji i doradztwie. Celem audytu jest usprawnienie firmy na różnych płaszczyznach i dopilnowanie, aby osiągnęła wyznaczone sobie cele. Odbywa się systematycznie, aby móc sprawdzać, czy wszystko przebiega w przedsiębiorstwie sprawnie i według założonego planu. Audyt wewnętrzny obejmuje też kontrolę i ocenę systemów zarządzania, m.in. zarządzanie ryzykiem.

Należy podkreślić, że audyt jest autonomiczny i skupiony na poprawieniu efektywności działań zachodzących w firmie. Niezależność jest bardzo często podkreślana, ponieważ audytor cechuje się obiektywizmem, który umożliwia  bezstronne doradztwo. Audyt wewnętrzny skupia się odnalezieniu i  wyjaśnieniu powodu ewentualnych nieprawidłowości w organizacji. Nie powinno się utożsamiać go z kontrolą.

Jeśli chodzi o kolejność konkretnych działań podczas audytu, to rozpoczyna się on ustalenia terminu wizyty i zaplanowania badania, następnie odbywa się badanie, czyli wykonywanie zamierzonych działań, a na końcu przedsiębiorstwo zostaje poinformowane o wynikach. Można wyróżnić kilka rodzajów audyty wewnętrznego: audyt informacyjny, finansowy oraz operacyjny.

Certyfikat audytora wewnętrznego

ISO 9001

Norma ISO 9001 to jeden z systemów jakości przeznaczony dla każdego rodzaju przedsiębiorstwa bez względu na jego wielkość czy rodzaj. Kluczową kwestią przy ISO 9001 stworzenie systemów zarządzania jakością z uwzględnieniem najwyższego kierownictwa. Innymi wymaganiami tej normy są:

  • kontrolowanie dokumentacji, satysfakcji klienta oraz wszystkich procesów zachodzących w organizacji,
  • uporządkowanie procesów realizacji wyrobów,
  • ustalenie sposobu zarządzania zasobami.

ISO 9001 dba o to, aby przedsiębiorstwo spełniało wymagania swoich klientów i dbało o ich zadowolenie. Uzyskanie przez organizację certyfikatu poświadczającego spełnianie tej normy zwiększa zaufanie klientów do takiej firmy oraz morale pracowników, umożliwia zaistnienie na rynku międzynarodowym, a także zapewnia efektywniejszą organizację pracy.

Narzędzia audytowe

Audytor wewnętrzny w swojej pracy musi posługiwać się różnymi narzędziami, aby prawidłowo przeprowadzić ocenę przedsiębiorstwa. Pomagają mu w tym procedury analityczne, wywiady oraz testy.

Procedury analityczne

Procedury analityczne to przeprowadzenie porównania pomiędzy stanem zastanym a danymi z poprzednich audytów. Porównywane są również dane finansowe. Takie działania pozwalają na sprawdzenie, czy w przedsiębiorstwie nie doszło do atypowych zmian.

Wywiady

Wywiad jest podstawową formą zapoznania się audytora z działalnością firmy. Rozmowy odbywają się z osobami, które odpowiadają w organizacji za zarządzanie systemami. Audytor może także podjąć decyzję o przeprowadzeniu rozmowy z innymi pracownikami.

Testy

Testowanie w bardzo łatwy sposób pozwala ocenić mechanizmy przedsiębiorstwa. Celem audytora staje się dotarcie do początku procesu i całej dokumentacji, a następnie przeanalizowanie podejmowanych działań i znalezienie w nich ewentualnych nieprawidłowości. W trakcie tej metody można również zapoznać również z systemami kontrolnymi.

Certyfikat audytora wewnętrznego

Systemy zarządzania jakością

Najogólniejsza definicja systemu zarządzania jakością wyjaśnia, że jest to system, który składa się z zasad, metod, narzędzi, procedur oraz ludzi, a wszystkie te elementy umożliwiają osiągnięcie wyznaczonych firmie celów. Systemy zarządzania jakością można wyjaśnić bardziej szczegółowo, uwzględniając ich orientację:

  • na klienta – czyli kluczem do dobrego zarządzania jest uwzględnienie opinii klienta;
  • na wyniki – czyli skupienie się na wzmocnieniu firmy poprzez pracę nad jej efektywnością i elastycznością;
  • na funkcjonowanie przedsiębiorstwa – czyli wypracowanie skoordynowanych działań, które wpływają na rozwój firmy;
  • na kulturę organizacyjną – czyli zarządzanie w taki sposób, aby działać według realnych możliwości firmy i jej pracowników.

Wyróżnia się różne systemy zarządzania jakością, a wśród nich znajdują się m.in.: wspomniana już norma ISO 9001, zarządzanie przez jakość, lean management, CAF, czyli Common Assessment Framework oraz six sigma.

Niezbędna wiedza audytora

Do znajomości tych oraz wielu innych pojęć zobowiązuje certyfikat audytora wewnętrznego. Udział w dobrych jakościowo szkoleniach pozwala z łatwością przyswoić tę wiedzę.

Polecane:

Etykiety:

Podziel się: